من المهارات المعروفة حاليا لدى أغلب الرواد أو الشخصيات المعروفة حاليا، إن لم يكن كلهم، أن لديهم القدرة على تقييم أدائهم الزمني أو أن لديهم القدرة على تقدير المدة الزمنية لإنجاز ما عليهم من مهام.
وهذه الصفة هي من أساسيات إدارة الوقت بفعالية لذلك يحرص الجميع على تعلمها أو تطبيقها بشكل أو بآخر، ولكن لتسطيع تقدير الوقت بالشكل الصحيح أو تقييم أداءك الزمني لابد من ممارسة أنشطة إدارة الوقت بشكل مستمر، لنذكر بعض الأساسيات التي قد تساعدك في ذلك.
أهمية إدارة الوقت بفاعلية
تحدثنا على تقييم الأداء الزمني بفعالية وأنه من أساسيات إدارة الوقت، ولكن كيف ذلك، وما علاقة إدارة الوقت بتقييم الأداء الزمني.
تقييم الأداء الزمني هو القدرة على تقدير المدة الزمنية التي يتم استغراقها في تنفيذ شئ معين بدرجة معينة من الجودة بمعني أنه ما حجم المهام التي استطعت تنفيذها في وقت محدد، ويعتمد على عاملين هما:
- الوقت المستغرق في أداء مهمة معينة مقارنة بالوقت المتوقع أو المدة التي يتم استغراقها عادة.
- درجة جودة العمل التي تم تحقيقها في فترة محددة، فمن المهم ألا يتم التغاضي عن الجودة فقط لتسليم المهمة في الوقت المحدد، وقد يؤثر ذلك على التقييم الزمني للأداء.
ويعتبر تقييم الأداء الزمني من أهم الاستراتيجيات الإدارة وتنفيذ المهام التي يعتمد عليها من قبل أغلب الشركات والمؤسسات لتقييم درجة الكفاءة، ومن أهم مميزاتها:
- تحديد النقاط التي بحاجة إلى تحسين، نظرا لأنها تكون في عملية مراجعة طوال الوقت، فمن الطبيعي العثور على بعض النقاط التي تحتاج تحسين.
- تسليم المشاريع في الوقت المحدد لها مع مراعاة كل جانب سواء أكانت التكلفة أو جودة العمل.
- إعطاء مساحة من الوقت الكافي لأجراء التعديلات.
- يتم تقييم أداء جميع من شاركوا في تنفيذ المهمة سواء أكان طاقم العمل أو المدراء.
- تنظيم ومعرفة أوسع بكل خطوة والوقت المستغرق والأداء، وأيضا تحفيز الأفراد على العمل بجد أكبر.
وبذلك نكون قد تناولنا ما هي أهمية القيام بجدول تقييم الأداء الزمني وكيف له أن له القدرة على تحسين الأداء والانتاجية.
أهم استراتيجيات الإدارة الزمنية
من لمهم مراعاة بعض النقاط الجوهرية عند اختيار استراتيجية الإدارة الزمنية، منها:
- معرفة جيدة بالمهمة المطلوبة تنفيذها:
بمعني عدم الدخول في المهمة أو اختيار شخص ليس بمجاله أو ليس لديه سابق خبرة للقيام بمهمة تطلب شخصا متمرس في المجال، فهذا سيكون بمثابة عائق مهما كانت كفاءة هذا الشخص في مجاله.
ومن المهم أيضا البحث الجيد قبل الدخول في المهمة نفسها ومعرفة النقاط الأساسية لها والعمل عليها، أو ببساطة فهمها ومعرفة إذا ما كانت لديك القابلية لتنفيذها أم لا.
- بيئة العمل
في الكثير من الأحيان نظن بأن لدينا القدرة على القيام بالأعمال بسهولة إذا ما استغرقنا الوقت المناسب فيها، لكن إذا لم تكن في بيئة تساعد على ذلك فسيكون ذلك بمثابة تحدي، فليس من المتوقع أن تستطيع إنجاز مهمة صعبة في بيئة مليئة بالضوضاء مثلا أو لا تناسبك، وقد يستغرق ذلك وقتا أكثر من اللازم.
- قابلية الفرد أو الشخص الموكل بالمهمة:
في كثير من الأحيان تجد أن هناك بعض المهام التي لا تتطلب مجهودا كبيرا، لكن قد يستغرق شخص وقتا أطول في إنجازها، سواء أكان ذلك لعدم قدرته على فهم المهمة، لم يبحث جيدا، ليست في مجال تخصصه، أو حتى ليس في مزاج مناسب، لذلك عليك اختيار الشخص المناسب.
- توفير الدعم الكافي:
لابد من توفير الدعم والمتابعة مع فريق العمل في حال حدوث أي خلل أو عطل من أي نوع، أو أنهم بحاجة لمساعدة حتى لا يحدث أي تأخير.
وبذلك نكون قد ذكرنا بعض العوامل التي قد تؤثر على معدل سير العمل حتى لو تم إتباع الاستراتيجيات السليمة للإدارة الزمنية، أما الأن فلنذكر بعض الاستراتيجيات والخطوات التي قد تساعد على تقييم الأداء الزمني بفعالية:
- تحديد الأهداف والتوقعات
عليك البدء بتحديد الأهداف التي تريد الوصول إليها أو المهمات التي يجب تنفيذها، ووضع الخطط والتوقعات في كيفية إنجازها، الوقت المفترض أن يتم إستغراقه للتنفيذ، مع حساب التكلفة التي سيحتاجها.
- تحديد KPIs مناسبة
لابد من مراعاة أن يتم تحديد KPIs واقعية ومناسبة للموارد والوقت المخطط له، مع وضع احتياطات أو خطط بديلة في حالة حدوث أي ظروف خارجية قد تؤثر.
- جمع البيانات بشكل شامل
قبل الدخول في المهمة عليك فهم ما عليك فعله جيدا ثم البدء بالبحث عنه بشكل شامل وعما يدور حوله هذا الموضوع، ثم البدء بالتقسيم.
- التقسيم إلى أجزاء
بعد أن أصبحت ملما بالجانب الشامل أو الصورة الكلية للمهمة، أبدأ بتقسيمها إلى أجزاء أو مهمات صغيرة بحيث يسهل التعامل معها.
- تحليل كل جزء على حدى
عند البدء بتقسيم المهام إلى أجزاء أصغر سيكون من السهل عليك البحث عنها بشكل أكثر تخصصا، وتحليلها بصورة أدق وأسهل في التنفيذ، وتكون نسبة الخطأ أضعف، مما يجعل العمل أكثر جودة.
- توزيع المهام
عند تقسيم المهام يكون لديك خلفية جيدة عن كل جزء على حدى وأى شخص سيكون مناسب للقيام بهذه المهمة، ستكون أكثر دقة في تحديد من يستطيع القيام بهذه المهمة بأفضل جودة وأقل مدة وكلفة.
وبعد أن قمنا بتنفيذ كل هذه النقاط كيف يمكننا تقييم الإنتاجية بناء على تقييم الأداء الزمني، لنتعرف على ذلك.
كيف يمكن تقييم الإنتاجية؟
يتم تقييم الإنتاجية بناء على قدرة الشخص على القيام بعمل أو مهمة معينة في فترة محددة، ويتم تقدير مدى جودة العمل بناء على كفاءة هذا الشخص في تنفيذ المهمة والوقت الذي استغرقه في تنفيذها مع مراعاة الميزانية أو التكلفة المخصصة لها.
يتم أيضا إعتبار قدرة الفرد على إجراء التعديلات والتحسينات المطلوبة للمهمة في أقل وقت ممكن، بالإضافة إلى الابتكار في إيجاد طرق مختلفة أو إبداعية في تنفيذ المهمة أو طرحها بطرق مختلفة.
لا ننسي الهدف الأساسي وهو تنفيذ المهام أو تحقيق الأهداف، فإلى أي مدى استطاع الأفراد تحقيق الهدف وكم من الوقت استغرقهم ذلك، سواء أكان أكثر من الوقت أو أقل، وله عائد كبير على الإنتاجية.
بالتأكيد إلى جانب الجودة والكمية والتكاليف التي يتم تقديرها أيضا مقارنة بالوقت المخطط له أو الذي تم حسابه تقديريا له.
ويشمل تقييم الأداء الزمني بعض المؤشرات أو ما يطلق عليهم KPIs وتشمل:
- مؤشر أداء الجدول الزمني (SPI):
يمثل مقدار العمل الذي تم إنجازه مقارنة بالجدول الزمني المحدد له.
- موشر أداء التكلفة (CPI):
يمثل مقدار العمل المنجز حتي الأن مقارنة بالتكلفة المخصصة له.
- مؤشر الأداء الكلي (TPI):
وهو المؤشر الذي يجمع بين مؤشر أداء الجدول الزمني ومؤشر أداء التكلفة، والذي يحدد يقيم الأداء الكلي للمهمة ومقدار الإنجاز مع مراعاة التكلفة والوقت والجودة.
لا أحد يحب إضاعة وقته خاصة عندما يكون عنده الكثير من المهام التي يجب عليه القيام به، سواء أكان في الصعيد المهني، الدراسي، وحتى الحياتي، ومن أهم الجوانب التي يجب علينا الالتزام بالعمل عليها هي التعلم.
وفي هذا الصدد نرشح لك المدرسة دوت كوم، والتي تطبق أعلى معايير الإدارة الزمنية الفعالة لتعليم العديد من المجالات التعليمية كالبرمجة واللغات وحتى المواد الدراسية والعديد العديد من المجالات التي لابد منها في مختلف المراحل العمرية، ومن مميزاتها:
- تحديد أهداف الطالب وما يريد تحقيقه بأكثر الطرق سهولة وتطور.
- دورات تعليمية مع المدربين بشكل فردي لتوفير أقصى استفادة للطالب وحثه على التركيز والتفاعل بدون قلق.
- الدورات أونلاين لذلك يمكنك الحضور من المكان الذي يناسبك في الوقت الذي يناسبك.
- مدربين على درجة عالية من الخبرة والكفاءة.
- توفير متابعة دائمة للطلاب في حالة وجود أي استفسارات.
اترك تعليقًا الآن
تعليقات