فن إدارة الوقت بفاعلية: استراتيجيات لحياة أكثر إنتاجية

يعتبر فن إدارة الوقت أحد أهم المهارات الحالية المطلوبة في العالم، سواء أكان على الصعيد العملي، الدراسي، أو حتى الحياة العادية، فأصبحنا نرى أغلب الشركات والمؤسسات العالمية تبحث عن أفراد لديهم هذه المهارة أو تطلب من أفرادها تعلمها وتطبيقها على المنحى الوظيفي.

 بالتأكيد كثيرا ما نرى العديد من الخطابات العالمية التي تتحدث عن إدارة الوقت وأهميته وكيف أن له القدرة على تغيير حياتك وتحسينها على المدى البعيد، لكن لماذا؟ وما هو فن إدارة الوقت؟ وكيف يمكن تطبيقه؟، هذا ما سنتعرف عليه.

هل لإدارة المهام علاقة بإدارة الوقت؟

إدارة الوقت هو ببساطة عملية تقسيم الوقت أو تنظيم المهام المطلوب القيام بها لتتناسب مع الوقت المتاح، وبما أن الوقت سلعة نادرة ومحدودة فمن المهم تعلم كيفية استثمارها بالطريقة الصحيحة.

جميعنا لديه العديد من المهام لتنفيذها، لكن تتراوح قابلية كل فرد أو قدرته على تنفيذها طبقا لصعوبة المهمة نفسها والوقت المطلوب لتنفيذها، وإذا ما كان لديك الوقت من الأساس لتنفيذها، وهل تستطيع تنفيذها بجودة عالية أم أن ليس لديك الوقت الكافي.

من هنا يبدأ فن إدارة الوقت في وضع لمساته، حيث أنه لإدراة الوقت بفاعلية أو لكي يمكننا القول على شخص أنه يعرف كيف يدير وقته، عليه أن يكون على معرفة بكيفية استغلال وقته بأفضل الطرق، وهذا يعتمد على بعض العوامل:

تحديد المهام وتقسيمها:

فنحن نعرف أن الجميع لديهم مهام كثيرة، وأن أغلبنا سينفذها ولكن كم من الوقت سيستغرق وهل سيؤثر ذلك على إنتاجية الشخص على الصعيد العملي أو الحياتي.

بالتأكيد فمن أساسيات تعلم فن إدارة الوقت بفاعلية معرفة كيفية تقسيم المهام بطريقة بناءة، سواء أكانت في تقسيمها بين الأفراد أو اختيار الفرد المناسب لأداء مهمة معينة.

أو ببساطة إذا ما كنت أنت الشخص الوحيد الذي سينفذ هذه المهام، فعليك تقسيم المهام من حيث الأولوية أو الضرورة، فلابد أن هناك مهام ضرورية من المهم العمل عليها في الوقت الحالي.

وهناك عدد من الكتب والاستراتيجيات التي ذكرت كيف يمكن تجزئة المهام والأولويات وتخصيص الوقت المناسب لكل مهمة.

تخطيط الوقت:

وهذه هي الخطوة الثانية التي يجب تقديرها، فبعد أن تقوم بتحديد المهام التي لديك وفرزها تبعا لأهميتها وضرورتها، تأتي الخطوة التالية وهي تخطيط الوقت الذي سيتطلبه القيام بكل مهمة.

وهذه مهمة تقديرية إلى حد ما وتعتمد على قدرتك على إنجاز المهام في وقت أقل مع كفاءة أعلى، وهي معادلة صعبة بالتأكيد، لكن ما أن تبدأ بتجزئة المهمات التي لديك لمهمات أصغر حتى تجد أنها أقل تعقيدا وأسهل، مما سيوفر عليك وقت أطول بكثير.

المشتتات:

تعتبر المشتتات من أول أسباب إضاعة الوقت، وعدم القدرة على التركيز الجيد بالتالي عدم القدرة على القيام بالمطلوب بالكفاءة المطلوبة، وفي العصر الذي نعيش فيه حاليا لا يوجد أكثر من المشتتات التي لا نستطيع تداركها إلا بعض جهد وتدريب طويل.

إذا فالنتيجة أنك إذا أردت تنفيذ مهامك بفاعلية وجودة أكبر، في نفس الوقت استطعت تقليص الفارق الزمني فلابد لك من أن تتعلم فن إدارة الوقت بفاعلية، ولنذكر أهم الوسائل والتقنيات التي قد تساعدك.

أهم تقنيات توفير الوقت

تعتبر إدارة الوقت من أكثر الموضوعات شيوعا في العالم، مما جعل الكثيرون يتحدثون عنها ويهتمون بها، ولها عدد كبير من المصادر المتنوعة والوسائل التي يمكن تعلمها وتطبيقها على أرض الواقع لتحقيق أقصى استفادة منها:

التقسيم إلى أجزاء أصغر

من المعروف أن المهام الكبيرة غالبا ما تستغرق وقتا في بدايتها خاصة في بدايتها، وتحتاج وقتا لفهمها وتحليلها ثم السعي وراء إيجاد حلول لها، لكن من أفضل الطرق لتوفير الوقت هي تجزئة المهام الكبيرة إلى مهام أصغر.

فتحاول أن تتعامل مع كل جزء على حدى، وإجراء بحث وتحليل الخاص به، ثم البدء بالمعالجة أو تنفيذ الحلول المناسبة، وهذا بدوره يدعم العملية بفاعلية أكبر خطوة بخطوة.

  إقراء المزيد : 

• المدرسة. كوم مدرس خصوصي في بيتك

استمتع وأنت تعمل

بعض المهام قد تكون مملة وطويلة، وقد تكون قد أجلتها بالفعل عدد من  المرات لأنك لا ترغب في القيام بها، إذا الحل هو محاولة إيجاد طريقة لتستمع بها عند القيام بهذه المهمة، مثلا الاستماع للموسيقى أو محاولة خلق جو إبداعي في المهام الروتينية.

الحصول على فترات راحة 

كثيرا ما نجد أنفسنا في دوامة من المهام اللامنتهية، والتي تبدو طويلة ومهما انتهت منها أجزاء ظهرت منها أجزاء أخرى، في مثل هذه الحالات وحتى لا تصاب بفقدان في الشغف، من المهم أن تعطي لنفسك فترات راحة مناسبة لتسترخي وبدون التفكير فيها، وهناك من يقومون بمكافأة أنفسهم بعد كل إنجاز.

الابتعاد عن مصادر التشتيت

إذا لم تستطع التركيز بالشكل المناسب في المهمة التي عليك القيام بها، فأنت إذا تضيع وقتا، والمشتتات هي أفضل ما يمكنه تضييع الوقت بدون أن تشعر، وليس فقط الأجهزة الإلكترونية بل أيضا قد تكون البيئة المجتمعية غير مساعدة أيضا، لذلك إحرص على تجنب المشتتات عند التركيز على العمل على مهمة معينة.

استخدام بعض الوسائل التقنية

هناك العديد من الأدوات التقنية التي تم إنشاؤها حاليا لتحسن إدارة الوقت، منها التطبيقات التي تساعد على إدارة الوقت مثل Trello، أدوات تتبع الوقت لتحديد الوقت المستغرق في أداء المهمة مثل Rescuetime، وبعض الأدوات والوسائل التي تساعد على التركيز وتقليل التشتت مثل Pomodoro.

مصادر أخرى: 

فن إدارة الوقت أصبح علما متشعبا في عصرنا الحالي وبه العديد من النظريات والاستراتيجيات لتطبيقه، وقد تحدث العديد من الرواد عنه في الكتب، وهناك من بدؤوا بتدريسه نظرا لأهميته في كافة جوانب الحياة.

بالإضافة إلى الدورات والمحاضرات التي تنوعت عن هذه المهارة وكيفية تطبيق أساليبها وتحقيق الاستفادة القصوى منها لتحقيق النجاح في مختلف نواحي الحياة.

ومنها الدراسة التي من الصعب تنظيم مواعيدها وتوافقها مع باقي الأنشطة، لذلك في المدرسة دوت كوم نقدم العديد من المميزات لتساعدك على إستغلال وإدارة وقتك بالطريقة الأنسب عن طريق:

• تقديم الدورات أونلاين من دون الحاجة إلى الخروج من منزلك.
• مرونة في إختيار المواعيد التي تناسبك طبقا لجدولك أنت.
• دورات تدريبية فردية على موقع زووم لضمان استيعاب الطالب.
• متابعة على مدار 24 ساعة من قبل أمهر المعلمين. 

أهمية تحديد الأهداف لإدارة الوقت بفاعلية 

لا يمكن أن يكون هناك إدارة الوقت من دون تحديد أهداف وأهميتها:

تقدير الوقت

إدارة الوقت هو ببساطة القدرة على بناء خطة استراتيجية لتنفيذ أهداف تم تحديدها مسبقا، وحتى تتمكن من إدارة الوقت بفاعلية عليك تقدير الوقت الواقعي لإتمام كل مهمة مع عدم التغاضي عن الجودة. 

تقليل التوتر

يوفر ذلك عليك جهدا ووقتا طويلا تستنزف في التفكير والقلق من كل جهة، لأنك تتعامل مع كل جزء على حدى، مما يجعل المهمة تحت السيطرة وأكثر تنظيما وتحكم فيها.

تحسن الكفاءة

بما أنك ستبدأ في تنظيم المهام على حدى، تجزئتها، تحليل كل جزء منها، والتعامل معهم بشكل منفصل ستكون قابلية الخطأ فيها أضعف، حيث أنك ستكون على دراية بكل جزء فيها، وكيفية التعامل معه.

زيادة الإنتاجية

تستطيع الآن إنجاز المهام المعقدة والكبيرة في وقت أقل وبجودة أفضل، وفي نفس الوقت توفر على نفسك القلق والتوتر، وبدون أن تصاب بأي نوع من الضغط الزائد نتيجة التفكير أو العمل أو حتى الدراسة.

تعتبر مهارة إدارة الوقت من المهارات الأساسية في حياتنا الحالية مع زيادة المتطلبات والمنافسة في كل جوانب الحياة، والتي تتطلب منا جهدا أكبر، لذلك احرص على تطبيق أساليب إدارة الوقت لتساعد نفسك على الإرتقاء بدون ضغطك نفسيا.